A busca pela produtividade no trabalho tem levado mais pessoas a adotarem estratégias para organizar melhor o seu tempo. O problema é que em um mundo cada vez mais agitado, manter a rotina sob controle para ser mais produtivo pode ser um grande desafio.
Segundo o relatório Anatomia do Trabalho 2023, da Asana, 58% do tempo dos profissionais é consumido com a gestão do próprio trabalho, como reuniões, acompanhamento de tarefas e busca por informações, restando pouco espaço para atividades realmente estratégicas.
A dificuldade em se organizar é um dos grandes desafios para quem deseja ser mais produtivo. Para ajudar com esse cenário, a especialista em organização pessoal Lara Kloosterboer Westphalen, CEO da The Life Curators, empresa especializada em assistência pessoal e executiva, reuniu sete estratégias simples, eficazes e fáceis de aplicar no cotidiano para gerir melhor o seu tempo e ser muito mais produtivo. Confira:
1. Defina três prioridades diárias
Comece o dia com uma lista de três prioridades bem definidas. Essa prática permite manter o foco nas tarefas mais relevantes e evita o desgaste provocado pela tentativa de resolver tudo ao mesmo tempo. Isso ajuda a manter o foco nas tarefas mais importantes, evitando a sobrecarga e aumentando a produtividade.
2. Aplique a regra dos dois minutos
Para ser mais produtivo, resolva imediatamente tudo o que pode ser feito em até dois minutos. Resolver essas tarefas na hora evita o acúmulo de pequenas pendências que, no fim do dia, acabam consumindo tempo e energia de forma desnecessária.
3. Organize o ambiente físico em blocos de 15 minutos
Outro ponto importante para aumentar a produtividade é manter a organização do ambiente físico. Para isso, divida a arrumação da casa ou do espaço de trabalho em blocos de 15 minutos diários. Pequenas ações diárias são mais eficazes para manter a organização do que tentativas intensas e cansativas de arrumar tudo de uma vez.
4. Estabeleça horários para checar e-mails e mensagens
Estipular momentos fixos para lidar com e-mails e notificações evita interrupções constantes, ajudando a ser mais produtivo. Checar o celular a todo momento interrompe o fluxo de raciocínio e dificulta a concentração, afetando diretamente a produtividade.
5. Automatize tarefas repetitivas
Contas a pagar, lembretes, listas de compras e outras atividades que se repetem podem ser delegadas a aplicativos ou ferramentas digitais. Automatizar é uma forma de economizar tempo, reduzir o cansaço mental e criar espaço para o que realmente importa.
6. Faça um descarte digital semanal
A prática do “descarte digital” uma vez por semana, apagando e-mails, fotos e arquivos desnecessários, ajuda a reduzir distrações. Ambientes digitais desorganizados são tão estressantes quanto uma mesa bagunçada e prejudicam a produtividade.
7. Aprenda a delegar tarefas
Seja no trabalho ou na vida pessoal, dividir tarefas permite que cada pessoa concentre sua energia naquilo em que realmente faz diferença. Delegar é uma forma de confiar, de compartilhar responsabilidades e de preservar sua saúde mental, afinal, ninguém dá conta de tudo sozinho.
